Chez Eddy Floor Tools, nous nous engageons à fournir à nos clients un service exceptionnel. Puisque fournir un tel service implique la collecte, l’utilisation et la divulgation de certaines informations personnelles de nos clients, la protection de ces informations est l’une de nos plus grandes priorités.
Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos clients et protégé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement à protéger les renseignements personnels à la suite de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RPPI) du Québec. La RPPI définit les règles de base sur la manière dont les entreprises du Québec et les organisations à but non lucratif peuvent collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels.
Nous informerons nos clients de la raison et de la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons leurs informations personnelles. Nous obtenons leur consentement si nécessaire et ne traiterons leurs informations personnelles que de la manière la plus raisonnable et appropriée dans les circonstances.
Cette politique de protection des informations personnelles, en conformité avec RPPI, décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les informations personnelles des clients. Notre engagement en matière de confidentialité comprend la garantie de l’exactitude, de la confidentialité et de la sécurité des informations personnelles de nos clients, ainsi que le fait de permettre à nos clients de demander l’accès à leurs informations personnelles et de les corriger.
Définitions
Informations personnelles — désigne des informations sur une personne identifiable.
Coordonnées — désigne les informations qui permettraient à une personne d’être contactée dans un lieu d’affaires et pourraient inclure le nom, le nom ou le titre du poste, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse professionnelle, l’adresse courriel professionnelle ou le numéro de fax professionnel. Les informations de contact ne sont pas couvertes par cette politique ou RPPI.
Responsable de la protection de la vie privée — désigne la responsabilité individuelle désignée pour s’assurer qu’Eddy 91 inc. se conforme à cette politique et à RPPI.
Politique 1 — Collecte des informations personnelles
1.1 À moins que les fins de la collecte de renseignements personnels ne soient évidentes et que le client fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.
1.2 Nous ne collecterons que les informations client nécessaires pour atteindre les objectifs suivants :
Pour vérifier l’identité,
Pour vérifier la solvabilité,
Pour livrer les produits et services demandés,
Assurer un service de haute qualité à nos clients.
Politique 2 — Consentement
2.1 Nous obtiendrons le consentement des clients pour collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles (sauf si, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).
2.2 Le consentement peut être fourni oralement, par écrit, par voie électronique, par l’intermédiaire d’un représentant autorisé, ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considéré comme évident et que le client fournira volontairement des renseignements personnels à cette fin.
2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu’un client reçoit un avis et une possibilité raisonnable de refuser que ses informations personnelles soient utilisées pour les envois postaux, la commercialisation de nouveaux services ou produits, et que le client ne se désiste pas.
2.4 Sous réserve de certaines exceptions, les clients peuvent refuser ou retirer leur consentement pour qu’Eddy 91 Inc utilise leurs informations personnelles de certaines manières. La décision d’un client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses informations personnelles peut restreindre notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si tel est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre sa décision.
2.5 Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu du client ou sans son consentement dans les circonstances limitées suivantes :
Lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est autorisée ou requise par la loi ;
Dans une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’une personne ;
Lorsque les informations personnelles sont disponibles auprès d’une source publique
Lorsque nous avons besoin des conseils juridiques d’un avocat ;
Aux fins de recouvrement d’une créance ;
Pour nous protéger de la fraude ;
Pour enquêter sur une violation anticipée d’un accord ou une contravention à la loi
Politique 3 — Utilisation et divulgation des renseignements personnels
3.1 Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles des clients que si nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte :
Mener des enquêtes auprès des clients afin d’améliorer la fourniture de nos services
Pour contacter directement nos clients sur les produits et services susceptibles de les intéresser
3.2 Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les informations personnelles des clients à des fins supplémentaires, sauf si nous obtenons le consentement pour le faire.
3.3 Nous ne vendrons pas de listes de clients ou d’informations personnelles à d’autres parties
Politique 4 — Conservation des informations personnelles
4.1 Si nous utilisons les informations personnelles d’un client pour prendre une décision qui affecte directement le client, nous conserverons ces informations personnelles pendant au moins un an afin que le client ait une opportunité raisonnable d’en demander l’accès.
4.2 Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les informations personnelles du client que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou un objectif juridique ou commercial.
Politique 5 — Garantir l’exactitude des renseignements personnels
5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles d’un client sont exactes et complètes lorsqu’elles peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant les clients ou divulguées à une autre organisation.
5.2 Les clients peuvent demander la correction de leurs informations personnelles afin de garantir leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction des informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction recherchée.
5.3 S’il est démontré que les informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous corrigerons les informations selon les besoins et enverrons les informations corrigées à toute organisation à laquelle nous avons divulgué les informations personnelles l’année précédente. Si la correction n’est pas effectuée, nous noterons la demande de correction des clients dans le fichier.
Politique 6 — Sécurisation des informations personnelles
6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles d’un client afin de le protéger contre l’accès non autorisé, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou l’élimination ou des risques similaires.
6.2 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles du client.
6.4 Nous examinerons et mettrons à jour en permanence nos politiques et contrôles de sécurité à mesure que la technologie évolue pour assurer la sécurité continue des informations personnelles.
Politique 7 — Fournir aux clients l’accès aux renseignements personnels
7.2 Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels recherchés.
7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux clients comment nous utilisons leurs informations personnelles et à qui elles ont été divulguées, le cas échéant.
7.4 Nous rendrons les informations demandées disponibles dans les 30 jours ouvrables, ou fournirons un avis écrit d’une prolongation lorsqu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.
7.5 Des frais minimes peuvent être facturés pour l’accès aux renseignements personnels. Là où des frais peuvent s’appliquer, nous informerons les clients du coût et demanderons des instructions supplémentaires aux clients pour savoir si nous devons ou non donner suite à la demande.
7.6 Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous en informerons le client par écrit, en indiquant les raisons du refus et les recours dont dispose le client.
Politique 8 — Questions et plaintes : le rôle du responsable de la protection de la vie privée ou de la personne désignée
8.1 Le responsable de la protection de la vie privée est chargé de garantir la conformité d’Eddy 91 inc. à cette politique et au RPPI.
8.2 Les clients doivent adresser toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité d’Eddy 91 inc. par écrit au responsable de la confidentialité. Si le responsable de la protection de la vie privée est incapable de résoudre le problème, les clients peuvent également écrire à la Commission d’accès à l’information du Québec.
Coordonnées du responsable de la confidentialité d’Eddy 91 inc. :
Adresse : le responsable de la protection de la vie privée. 895, rue Théophile St-Laurent, Nicolet, Qc J3T 1B4, Canada
Courriel : info@eddyfloor.com
Téléphone : 1-877-393-8949
Amérique du Nord sans frais : 1-800-923-7884
Télécopieur : 1-877-343-6634
